Alle documenten, op één plek.
Huurovereenkomsten, energielabels, verzekeringspolissen, protocollen — alles art. 52 AWR-conform gearchiveerd, met volledige tekstzoekfunctie en 10 jaar bewaring. Geen ordner meer in de kelder.
Zes documentcategorieën voor jouw verhuurder-alledag
Elke categorie met een eigen bewaartermijn, een automatische herinnering bij het verstrijken ervan, en direct vindbaar via de volledige tekstzoekfunctie.
Huurcontracten
Inclusief bijlagen zoals huisreglement, opleveringsrapport en afspraken over kleine herstelwerkzaamheden.
Energielabels
Per object met geldigheidsdatum en automatische herinnering 6 maanden vóór afloop.
Versicherungspolicen
Opstal-, aansprakelijkheids- en glasverzekering — gekoppeld aan de premiebetalingen.
Dienstverlener-contracten
Huismeester, tuinman, lift — alle doorbelastbare contracten op één plek.
Overheids-besluiten
Onroerendezaakbelasting, afvalheffing, waterschapslasten — rechtstreeks vanaf het overheidsdocument te scannen.
Volledige-tekst zoeken
Zoeken in inhoud van alle PDF-documenten — ook gescande brieven via OCR.
Jouw documenten zijn veilig.
art. 52 AWR-conforme opslag betekent: onveranderbaar, volledig, controleerbaar. Bij een belastingcontrole maken wij met één klik een Z3-export — alle bonnen gestructureerd als CSV met PDF-bijlagen.
- TLS 1.3 in transit, AES-256 at rest
- Dagelijkse versleutelde back-ups
- Geo-redundantie in 2 Duitse datacenters
- Versiebeheer met audittrail
- 99,9% SLA-beschikbaarheid
art. 52 AWR-conforme documentopslag — plicht voor Duitse verhuurders
De Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (art. 52 AWR) gelden sinds 2015 bindend voor alle belastingplichtigen die hun boekhouding digitaal voeren — en dat betreft ook particuliere verhuurders vanaf het moment dat je een boekhoud- of verhuurdersoftware gebruikt. De art. 52 AWR vereisen dat alle fiscaal relevante documenten onveranderbaar, volledig en revisiebestendig voor de wettelijke bewaartermijnen worden opgeslagen.
Wat betekent "onveranderbaar"? Een eenmaal opgeslagen document mag je niet zomaar overschrijven of verwijderen — ook niet als je een tikfout vindt. In plaats daarvan moeten alle wijzigingen als nieuwe versie met datum en auteur worden geregistreerd (audit-trail). Rentprime voldoet hier automatisch aan: elke wijziging maakt een nieuwe versie aan, de oude blijft inzichtelijk.
Bewaartermijnen volgens AWR Art. 52: 10 jaar voor facturen, boekingsstukken, openingsbalansen en jaarrekeningen. 6 jaar voor overige stukken zoals zakelijke correspondentie. Huurovereenkomsten dient u minstens 3 jaar na het einde van de huur te bewaren, aangezien aanspraken op schadevergoeding uit de huurverhouding volgens Duits Burgerlijk Wetboek binnen 6 maanden na teruggave verjaren — maar alleen wanneer de verhuurder de huurzaak terug heeft.
Praktijktip voor belastingcontroles: Bij een controle ter plaatse door de belastingdienst vraagt de controleur doorgaans een "Z3-export" — alle fiscaal relevante gegevens in gestructureerd CSV-formaat. Met Rentprime maak je deze export met één klik, inclusief alle bonnen als PDF-bijlagen. Dat scheelt dagen bij een controle.