AVG als verhuurder —waar u echt op moet letten

Waarom ook u AVG-plichtig bent

Zodra u als verhuurder gegevens van huurders, geïnteresseerden of andere natuurlijke personen verwerkt — dus opslaat, doorgeeft, verwijdert of analyseert —, geldt de AVG. Al een Excel-lijst met huurdersadressen + geboortedatum maakt u verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Art. 4 nr. 7 AVG.

Het toezicht ligt bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw deelstaat. Boetes tot 20 mln € of 4% van de jaaromzet zijn mogelijk — in de verhuurderscontext realistisch bij 1.000–25.000 € per overtreding.

De 5 belangrijkste verplichtingen

1. Informatieplicht (Art. 13/14 AVG)

Bij het eerste contact met de huurder (aanvraag van een geïnteresseerde, huurovereenkomst, zelfopgave) moet u informeren over:

• Wie je bent (naam, adres, contact)
• Welke gegevens je verzamelt (naam, adres, IBAN, beroep, inkomen)
• Waarom (afhandeling van de huurovereenkomst, kredietwaardigheid, aanmaningen)
• Hoelang je ze bewaart (10 jaar na afloop van het huurcontract)
• Welke rechten de huurder heeft (inzage, rectificatie, wissing, klacht)

Praktische uitvoering: een A4-privacyverklaring als bijlage bij de huurovereenkomst. Een standaardsjabloon is gratis beschikbaar.

2. Verwerkingsregister (Art. 30 AVG)

Verplicht voor elke verhuurder, ongeacht de omvang. Een lijst met alle verwerkingsactiviteiten: "beheer huurdersgegevens", "verwerking huurbetalingen", "opstellen servicekostenafrekening", enz. Per activiteit: doel, gegevenscategorieën, ontvangers, bewaartermijnen.

3. Verwijderingsplichten (Art. 17 AVG)

Zodra het doel vervalt, moeten gegevens worden verwijderd. Standaardtermijnen:

• Geïnteresseerden zonder contract: 6 maanden (bewijsvoering bij AGG-overtredingen)
• Beëindigde huurverhoudingen: 10 jaar (fiscale bewaring)
• Aanmaningen/incasso: 30 jaar (verjaring van geldvorderingen)
• Verhuurdersverklaring van bewoning (Wohnungsgeberbestätigung): 2 jaar

Let op: na afloop MOET u verwijderen, niet alleen mag u.

4. Recht op inzage (Art. 15 AVG)

Als een (ook voormalige) huurder vraagt: "Welke gegevens hebt u van mij?" — moet u binnen 1 maand een volledig antwoord geven. Inclusief alle opgeslagen gegevens, doelen, ontvangers en bewaartermijnen.

5. Verwerkersovereenkomsten (Art. 28 AVG)

Als u diensten gebruikt die huurdersgegevens verwerken (cloudsoftware, belastingadviseur, beheerbedrijf, e-mailprovider) — hebt u verwerkersovereenkomsten nodig.

De 7 meest voorkomende fouten

• Zelfopgave van de huurder onbeveiligd op een WhatsApp-foto
• Huurdersgegevens in een onversleutelde e-mail (bijv. aan de belastingadviseur)
• Schufa-aanvraag zonder toestemming van de huurder (verboden na het Hoge Raad-arrest van 2024)
• Kredietwaardigheidsgegevens doorgeven aan nieuwe verhuurders (verboden)
• Oude huurdersgegevens niet verwijderd (bijv. Excel uit 2018)
• Reclame naar ex-huurders zonder toestemming
• Foto's van huurders op de website van de verhuurder zonder toestemming

Hoe Rentprime u helpt

Rentprime is als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO opgezet: verwerkersovereenkomst (AVV) digitaal binnen 2 minuten, kern- en huurdergegevens versleuteld in de EU (applicatiedatabase Stockholm/Zweden, compute Frankfurt en Stockholm; ISO-27001-hosters); AI-functies alsook frontend-/API-hosting onder meer via Vercel, Fly.io, Supabase, Cloudflare, Resend, Postmark, Twilio, Anthropic, Google (USA), DPF-/SCC-beveiligd, automatische verwijdervoorstellen aan het einde van de huurovereenkomst, volledige data-export voor inzageverzoeken (AVG + UAVG-exportmodule).

Gerelateerde onderwerpen: Onze privacyverklaring · Verwerkersovereenkomst downloaden · Beveiligingsarchitectuur